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Dans le cadre de la navigation sur le site https://cse.ovhcloud.com, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), Flora LEFEBVRE est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de Flora LEFEBVRE (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par Flora LEFEBVRE, agissant en qualité de responsable du traitement.
Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via le Site, EDENRED FRANCE S.A.S est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme : https://www.meyclub.com/fr/personal-data/protection
Conformément au principe de minimisation, Flora LEFEBVRE ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Flora LEFEBVRE peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données recueillies indirectement par Flora LEFEBVRE via le service des ressources humaines sont :
le nom, le prénom, matricule, localisation établissement, email professionnel, genre, pays, business unit, squad, unit, CXO, service, sous-service, manager, gestionnaire de paie, HR BP, position de poste, date d'entrée, date de départ, ancienneté, type de contrat.
Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les données traitées par Flora LEFEBVRE, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
a) Pour l’identification de l’employé :
– nom, prénom, coordonnées personnelles, email personnel, date de naissance, civilité.
b) Pour la situation familiale :
– situation matrimoniale ;
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants, justificatif pour la création de la fiche ;
c) Pour les éléments professionnels :
– matricule interne, date d’embauche et de sortie, service, localisation établissement, email professionnel.
d) Pour la situation financière :
– coordonnées bancaires,
e) Pour les prestations offertes :
– nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.
f) Autres :
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par Flora LEFEBVRE, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
Œuvres sociales pouvant être proposées :
- subvention vacances (remboursement) : justificatif de facture à fournir (péage, locations de vacances, transport)
- remboursement sport : justificatif de facture à fournir (salle de sport, piscine, établissements sportifs, hors matériel, etc.). Avoir au moins 10 séances ou un abonnement.
- after hours event : établissement et liste des personnes qui y participent (nom et prénom uniquement).
- sorties culturelles : liste des participants (ayants-droits) : nom ayant-droit, prénom ayant-droit, date de naissance ayant-droit, type de billet commandé, autres prestations (par exemple des coupons repas, places de parking, etc.).
- arbre de Noël : liste des participants (ayants-droits) : nom ayant-droit, prénom ayant-droit, date de naissance ayant-droit.
- le bon réseau : plateforme de petites annonces en ligne : site de rattachement, images des produits vendus, descriptif produit vendu, lien vers le produit, prix du produit.
- chèques cadeaux via Meyclub : nom, prénom, login de connexion.
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site
- Paiement en ligne de certaines prestations : via le module Paybox et respect de la RGPD via Verifone / Paybox (récupération du numéro de la carte bancaire)
Flora LEFEBVRE ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
Flora LEFEBVRE est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF.
Les destinataires des données personnelles traitées par Flora LEFEBVRE sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
- Paybox
- Meyclub
- Experts-comptables
Flora LEFEBVRE s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Flora LEFEBVRE veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès de Flora LEFEBVRE en envoyant votre demande :
par courriel à l’adresse : contact@cse.ovhcloud.com
Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits auprès de EDENRED FRANCE S.A.S :
par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@prowebce.com
par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : contact@cse.ovhcloud.com
Flora LEFEBVRE est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.